Управленческий учет. Реальное состояние дел в компании

В мировой практике под управленческим учетом (Managerial Accounting) подразумевают упорядоченную систему выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности фирмы информации и показателей для управленческого звена компании (внутренних пользователей — менеджеров). Это процесс в рамках организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования, собственно управления и контроля за деятельностью организации.

Опять же в мировой практике, а также для крупных предприятий, управленческий учет наряду с финансовым учетом в совокупности дают БУХГАЛТЕРСКИЙ учет.
Однако в российских реалиях малый и средний бизнес ведут только бухгалтерский учет для фискальных органов, и он является одной из составных частей управленческого учета, который жизненно необходим руководителю любой организации, чтобы в каждый конкретный момент времени иметь возможность получить информацию об ИСТИННЫХ размерах стоимости своего предприятия, размерах дебиторской и кредиторской задолженностей, дефиците денежных средств. И именно управленческий учет, жизненно необходимый предприятию и его руководителю, ведется как придется (в тетрадках, в Excele).

Поэтому в дальнейшем в данном предложении мы подразумеваем под управленческим учетом весь учет в компании, так или иначе связанный с ФИНАНСАМИ и ОПЕРАЦИЯМИ компании (будь то продажа товара и / или оказание услуг), со всеми финансами, а не только теми, который участвуют в налогообложении.
Для кого ведется управленческий учет: только для руководителя и/или собственника, заинтересованного в своевременном получении реальной информации
Конечный пользователь ВСЕЙ информациии – руководитель компании. Он также устанавливает «права доступа» к вводимой и «доступной к просмотру» информации. Например информация по подотчетным средствам, вполне может контролироваться - отслеживаться бухгалтером и /или непосредственным начальником сотрудника, получившего – использующего данные подотчетные средства.

Остальные сотрудники участвуют в сборе данных из той или иной области, часть данных может импортироваться из бухгалтерских программ (например, 1С Бухгалтерия или 1С Торговля), но конечный пользователь- это руководитель (или доверенное лицо руководителя).

Почему? Да потому что управленческий учет включает в себя все финансы компании, и о некоторых из них некоторым сотрудникам знать в принципе нельзя.

Зачем нужно вести управленческий учет?

Вопрос глобальный- но чтобы понимать, рассмотрим на конкретике- для чего это все-таки действительно нужно:

чтобы иметь реальное представление обо ВСЕМ имуществе компании, а не только о том, что стоит на балансе, и учитывается бухгалтером, в противном случае по мере роста компании велика вероятность «потери» некоторых активов

Приведем пример- существует статистика, согласно которой 5% людей воруют всегда, 5% людей не воруют никогда, 90% воруют в зависимости от обстоятельств. Это значит, что если активы предприятия никак не учитываются (бухгалтерия не в счет), то у большинства сотрудников «руки будут чесаться» на неучтенные ценности (и неважно, что это, товары ли на складе, калькулятор на столе или вентилятор в кладовой).

чтобы принимать верные управленческие решения- правильное и адекватное ведение управленческого учета позволит руководителю в любой момент времени оценить прибыль своей компании, оценить, какое направление деятельности прибыльно, а какое убыточно, оценить эффект от использования того или иного сотрудника, а также поможет нам понять, не возникнет ли кассового разрыва при совершении каких-либо действий и будут ли средства на счету для оплаты аренды и зарплаты.
чтобы не терялись деньги- страшно, но факт: потери от ошибок в учете составляют от 0,5 до 5% оборота, и эти потери могут быть как в неофициальной кассе предприятия, так и во вполне официальных сверках с контрагентами
чтобы задавать цели сотрудникам- если мы точно знаем, какой отдел сколько прибыли принес, нам проще гораздо эффективнее мотивировать персонал.
чтобы правильно устанавливать цены и зарплаты- ведение упр.учета позволит нам в любой момент времени понять, на сколько допустим уменьшится наша прибыль, если мы снизим цены на 15%. То же самое и с зарплатами- расширять штат не думая о последствиях- неразумно, прежде чем брать нового сотрудника- надо понять, окупится ли он, и для этого необходим упр. учет.
чтобы контролировать расходы- все мы знаем, что расходы имеют свойство расти, и не имея под рукой своевременной информации, мы не можем вовремя пресечь ненужные расходы.

Почему бухгалтер не может вести управленческий учет? Потому что у бухгалтера задача другая, он опирается на документы, на основании которых делает проводки, а операции в упр. учете в большинстве случаев вообще не должны оставлять следов на бумаге.

Кроме того, бухгалтер никуда не торопится, и как правило проводит все документы «задним числом», а на составление отчетности ему дается целых 30 дней по окончании квартала, тогда как в управленческом учете для нас важно все делать «день в день», и задержка в неделю- это уже критический максимум.
Еще одной причиной, почему бухгалтерский учет не отвечает руководителю на его вопросы об истинном положении дел в компании, является то, что данные в бухгалтерской отчетности неудобны для восприятия, они предназначены для налоговиков, органов статистики и виртуальных акционеров, не говоря уже о том, что составляется отчетность так, чтобы минимизировать налогооблагаемую базу, а не для того, что раскрыть информацию собственникам.

Наиболее распространенной причиной трудностей в ведении упр. учета на предприятиях- это необходимость вести хозяйственную деятельность посредством не одного, а нескольких юридических лиц. Для большинства российских компаний создание таких скрытых холдингов- это осознанная необходимость, а вот ведение учета это осложняет.

Подводя итог, управленческий учет в данном предложении –это учет реальных хозяйственных операций, всех финансов компании, ПРОВОДИМЫХ и НЕПРОВОДИМЫХ, всего имущества, независимо от того, учтено ли оно на балансе или оформлено де-юре на кого-то из сотрудников, всех обязательств по всем юридическим лицам, входящим в состав холдинга.

ЧТО ПОЛУЧАЕТ РУКОВОДИТЕЛЬ- помимо ряда разнообразных отчетов главное, что получает руководитель в результате ведения упр. учета- это три основных отчета: отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс и отчеты о движении денег.

Отчет о прибылях и убытках показывает результативность работы, иными словами, сколько и за счет чего было заработано за месяц, и сколько и за счет чего потеряно.
Управленческий баланс показывает наличие имущества и кредиторской задолженности.

Ну и отчеты о движении денежных средств помогают контролировать платежеспособность предприятия через платежный календарь, а также управлять стратегическим планированием через план-фактный анализ и бюджет движения денег.

Рассмотрим теперь, что необходимо для постановки и внедрения управленческого учета на предприятии:

1этап- обследование бизнес-процесов, протекающих в компании- на этом происходит диагностика и выявление всех ключевых моментов, формирующих данные по упр.учету, происходит в форме интервьюирования руководства и сострудников компании
2этап- составление отчета с описанием существующих бизнес-процессов и возможными вариантами организации упр.учета- в результате клиент получает отчет с рекомендациями и вариантами ведения упр. учета (например, использование данных в 1С Бухгалтерии и построение учета на базе нее, или установка и внедрение специализированной программы 1С Управляющий) – продолжительность 15-20 дней
3этап- собственно постановка упр.учета и внедрение его- если на базе 1С Бух или 1С Торг- то происходит настройка программ под заданные цели и обучение сотрудников, если решение в пользу 1С Управляющего- то происходит установка программы, обучение сотрудников работе в ней и последующий этап сопровождения (внедрения), на котором происходит становление процесса и обученные сотрудники доводят свои умения до автоматизма- продолжительность в данном случае зависит от желания компании, от саботажа сотрудников, от их обучаемости. Срок внедрения- 30-60 дней в зависимости от размеров компании и административного влияния руководства на процесс внедрения.

Как показывает практика, если после 2х месяцев внедрения учета результат не удовлетворителен- причиной этого является то, что руководитель или сам не пользуется данными или не спрашивает отчеты по упр. учету с сотрудников.

Еще несколько слов в пользу ведения управленческого учета:

для ведения управленческого учета нет необходимости в найме новых сотрудников, так как основная информация берется из существующих источников (1С Бухгалтерия и 1С Торговля), а на обработку недостающей информации при организации нами упр.учета времени потребуется совсем немного
внедрение в компании системы упр.учета, данные которого в любой момент времени доступны руководителю, делает компанию независимой от отдельного сотрудника, и исключает факторы саботажа, шантажа
наконец, данные в программе по ведению управленческого учета, не являются ни в коей мере доказательной базой для фискальных и следственных органов, а также для суда. Если управленческий учет ведется в какой-либо программе, и никаких документальных подтверждений мы при этом не оставляем, то всегда руководитель может назвать все сделанное в этой программе плодом своих фантазий.
также следует отметить конфиденциальность- между сотрудниками возможно организовать разграничение прав и обязанностей, и сосредоточить конфиденциальную информацию и ее заполнение только руководителем (или доверенными лицами).